Cara Membuat Pembukuan Sederhana untuk UMKM agar Keuangan Bisnis Lebih Teratur
6 November 2026 · oleh Tim BisnisGue · 7 menit baca · Dibaca 0
Menjalankan usaha tidak cukup hanya dengan mendapatkan banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan. Pelaku usaha juga perlu memahami kondisi keuangan bisnis agar dapat mengetahui apakah usaha yang dijalankan benar-benar menghasilkan keuntungan.
Salah satu kebiasaan penting yang sering diabaikan oleh pelaku UMKM adalah membuat pembukuan.
Banyak pemilik usaha kecil masih mencampurkan uang pribadi dengan uang bisnis. Akibatnya, mereka kesulitan mengetahui jumlah keuntungan, pengeluaran operasional, bahkan berapa banyak uang yang sebenarnya dimiliki usaha.
Padahal, pembukuan tidak harus rumit. Usaha kecil dapat memulainya dengan pencatatan sederhana menggunakan buku tulis, spreadsheet, atau aplikasi keuangan.
Artikel ini membahas cara membuat pembukuan sederhana untuk UMKM agar keuangan bisnis lebih teratur dan mudah dievaluasi.
1. Mengapa Pembukuan Penting untuk UMKM?
Pembukuan merupakan proses mencatat seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam kegiatan usaha.
Setiap uang yang masuk dan keluar perlu dicatat agar pemilik usaha mempunyai gambaran kondisi keuangan secara nyata.
Berikut beberapa manfaat pembukuan bagi UMKM:
Mengetahui keuntungan usaha
Pemilik usaha dapat membandingkan total pemasukan dengan seluruh biaya yang dikeluarkan untuk mengetahui keuntungan sebenarnya.
Mengontrol pengeluaran
Pencatatan membantu menemukan pengeluaran yang terlalu besar atau tidak diperlukan.
Memisahkan uang pribadi dan bisnis
Pembukuan membuat arus keuangan usaha lebih jelas sehingga uang bisnis tidak tercampur dengan kebutuhan pribadi.
Membantu mengambil keputusan
Data keuangan dapat digunakan untuk menentukan apakah bisnis perlu menambah stok, menaikkan harga, atau mengurangi biaya operasional.
Mempermudah evaluasi usaha
Pemilik usaha dapat membandingkan performa penjualan dan keuntungan dari bulan ke bulan.
2. Jenis Pembukuan Sederhana yang Perlu Dimiliki UMKM
Untuk tahap awal, pelaku UMKM tidak perlu langsung menggunakan sistem akuntansi yang kompleks. Cukup mulai dengan beberapa jenis pencatatan berikut.
A. Buku Kas Masuk
Buku kas masuk digunakan untuk mencatat seluruh uang yang diterima bisnis.
Contohnya:
- Penjualan produk.
- Pembayaran jasa.
- Uang muka pelanggan.
- Pendapatan tambahan usaha.
Contoh pencatatan:
| Tanggal | Keterangan | Jumlah |
|---|---|---|
| 01/11/2026 | Penjualan produk | Rp500.000 |
| 02/11/2026 | Penjualan produk | Rp350.000 |
| 03/11/2026 | Pembayaran pesanan | Rp250.000 |
| Total | Rp1.100.000 |
B. Buku Kas Keluar
Buku kas keluar digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran bisnis.
Contohnya:
- Pembelian bahan baku.
- Biaya kemasan.
- Ongkos pengiriman.
- Biaya listrik dan internet.
- Biaya promosi.
- Biaya operasional lainnya.
Contoh pencatatan:
| Tanggal | Keterangan | Jumlah |
|---|---|---|
| 01/11/2026 | Pembelian bahan baku | Rp200.000 |
| 02/11/2026 | Kemasan produk | Rp75.000 |
| 03/11/2026 | Biaya pengiriman | Rp50.000 |
| Total | Rp325.000 |
C. Buku Stok Barang
Jika usaha menjual produk fisik, pencatatan stok sangat penting untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia.
Contoh:
| Nama Produk | Stok Awal | Barang Masuk | Terjual | Stok Akhir |
|---|---|---|---|---|
| Produk A | 50 | 20 | 15 | 55 |
| Produk B | 30 | 10 | 12 | 28 |
| Produk C | 40 | 15 | 20 | 35 |
Rumus sederhana:
Stok Akhir = Stok Awal + Barang Masuk - Barang Terjual
D. Buku Utang dan Piutang
Pencatatan utang dan piutang membantu pemilik usaha mengawasi kewajiban pembayaran dan uang yang belum diterima.
Contohnya:
| Keterangan | Pihak | Jumlah | Status |
|---|---|---|---|
| Utang bahan baku | Supplier A | Rp300.000 | Belum dibayar |
| Piutang penjualan | Pelanggan B | Rp150.000 | Belum lunas |
Jangan menganggap piutang sebagai uang tunai yang sudah tersedia. Catat sampai pembayaran benar-benar diterima.
3. Cara Membuat Pembukuan Sederhana untuk UMKM
Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan meskipun usaha masih berskala kecil.
Langkah 1: Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha
Gunakan rekening atau dompet digital terpisah untuk transaksi bisnis.
Jika pemilik mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi, catat sebagai pengambilan pribadi, bukan biaya operasional.
Langkah ini membantu menghindari kesalahan dalam menghitung keuntungan.
Langkah 2: Catat Semua Transaksi
Jangan hanya mencatat transaksi dalam jumlah besar.
Pembelian bahan baku, biaya parkir untuk pengiriman, biaya kemasan, hingga biaya administrasi juga perlu dicatat jika berkaitan dengan usaha.
Biasakan mencatat transaksi pada hari yang sama agar tidak ada pemasukan atau pengeluaran yang terlupakan.
Langkah 3: Simpan Bukti Transaksi
Simpan nota, invoice, bukti transfer, dan bukti pembayaran lainnya.
Dokumen tersebut berguna ketika pemilik usaha ingin memeriksa kembali transaksi yang pernah dilakukan.
Langkah 4: Hitung Keuntungan Secara Berkala
Lakukan perhitungan minimal setiap akhir bulan.
Rumus sederhana:
Laba Bersih = Total Pendapatan - Total Biaya
Perlu diingat, biaya yang dihitung harus mencakup seluruh biaya usaha yang relevan, termasuk biaya operasional dan biaya lain yang belum tercatat sebelumnya.
Langkah 5: Evaluasi Hasil Pembukuan
Setelah mengetahui kondisi keuangan, lakukan evaluasi.
Pertanyaan yang dapat digunakan:
- Apakah penjualan meningkat?
- Apakah biaya operasional terlalu tinggi?
- Produk mana yang paling menguntungkan?
- Apakah terdapat stok yang tidak bergerak?
- Apakah pelanggan masih memiliki pembayaran tertunda?
Hasil evaluasi dapat menjadi dasar untuk menentukan strategi bisnis berikutnya.
4. Contoh Pembukuan Sederhana UMKM Selama Satu Bulan
Misalnya, sebuah usaha makanan rumahan memiliki data keuangan sebagai berikut:
| Keterangan | Jumlah |
|---|---|
| Pendapatan penjualan | Rp8.000.000 |
| Pembelian bahan baku | Rp3.000.000 |
| Kemasan | Rp500.000 |
| Listrik dan air | Rp300.000 |
| Transportasi | Rp200.000 |
| Biaya promosi | Rp300.000 |
| Biaya operasional lainnya | Rp200.000 |
| Total Pengeluaran | Rp4.500.000 |
| Sisa Setelah Biaya | Rp3.500.000 |
Dari contoh tersebut, usaha menghasilkan selisih pendapatan dan biaya sebesar Rp3.500.000.
Angka ini merupakan laba berdasarkan biaya yang dicontohkan. Dalam praktiknya, pemilik usaha perlu memastikan seluruh biaya sudah dicatat, termasuk penyusutan peralatan, biaya tenaga kerja, pajak, atau biaya lain yang relevan.
5. Aplikasi dan Alat Gratis untuk Membuat Pembukuan UMKM
Pembukuan dapat dilakukan tanpa harus membeli software akuntansi mahal.
Berikut beberapa alat yang bisa dipertimbangkan:
Google Sheets
Cocok untuk pemula yang ingin membuat tabel pemasukan, pengeluaran, dan stok barang.
Kelebihan:
- Dapat digunakan secara gratis dengan akun Google.
- Bisa diakses melalui komputer dan ponsel.
- Data dapat diperbarui secara berkala.
- Tersedia rumus otomatis untuk perhitungan.
Microsoft Excel
Cocok untuk usaha yang membutuhkan pencatatan lebih terstruktur.
Kelebihan:
- Mendukung banyak rumus perhitungan.
- Bisa membuat laporan keuangan.
- Dapat digunakan secara offline jika tersedia aplikasinya.
Aplikasi Pencatatan Keuangan
Pelaku UMKM juga dapat mempertimbangkan aplikasi pembukuan atau kasir digital.
Sebelum memilih, periksa biaya berlangganan, fitur ekspor data, keamanan, dan kesesuaian aplikasi dengan kebutuhan usaha.
6. Kesalahan Pembukuan yang Sering Dilakukan Pelaku UMKM
Meskipun terlihat sederhana, beberapa kesalahan berikut dapat membuat pencatatan keuangan tidak akurat.
1. Mencampur uang pribadi dan bisnis
Kesalahan ini membuat pemilik usaha kesulitan mengetahui kondisi keuangan sebenarnya.
2. Tidak mencatat transaksi kecil
Pengeluaran kecil yang terjadi berulang kali dapat menjadi jumlah yang cukup besar.
3. Menganggap omzet sebagai keuntungan
Omzet adalah total pendapatan penjualan sebelum dikurangi biaya. Omzet besar belum tentu berarti keuntungan besar.
4. Tidak mencatat utang dan piutang
Akibatnya, pemilik usaha dapat lupa kewajiban pembayaran atau uang yang belum diterima.
5. Tidak melakukan evaluasi rutin
Pembukuan yang hanya disimpan tanpa dianalisis tidak akan memberikan manfaat maksimal bagi pengambilan keputusan.
7. Tips agar Pembukuan UMKM Konsisten
Agar pencatatan keuangan menjadi kebiasaan, terapkan beberapa tips berikut:
- Luangkan waktu 5–10 menit setiap hari untuk mencatat transaksi.
- Gunakan format pencatatan yang sederhana.
- Pisahkan rekening pribadi dan rekening usaha.
- Simpan bukti transaksi secara digital.
- Periksa catatan kas setiap minggu.
- Buat rekap keuangan setiap akhir bulan.
- Gunakan kategori pengeluaran agar lebih mudah dianalisis.
Tidak perlu menunggu bisnis berkembang besar untuk mulai melakukan pembukuan. Justru kebiasaan ini sebaiknya dibangun sejak usaha masih kecil.
Kesimpulan
Pembukuan sederhana merupakan salah satu fondasi penting dalam mengelola UMKM. Dengan mencatat pemasukan, pengeluaran, stok, utang, dan piutang, pemilik usaha dapat memahami kondisi keuangan bisnis secara lebih jelas.
Mulailah menggunakan buku tulis atau spreadsheet sederhana. Hal terpenting bukan seberapa canggih alat yang digunakan, melainkan konsistensi dalam mencatat setiap transaksi.
Bisnis yang dikelola dengan pencatatan keuangan yang baik akan lebih mudah dievaluasi dan memiliki dasar yang lebih kuat untuk berkembang.
Ingin memperkenalkan usaha, produk, atau layanan kepada lebih banyak orang?
Manfaatkan BisnisGue.com sebagai ruang untuk memperkenalkan bisnis, menemukan peluang, dan membangun koneksi dengan pelaku usaha lainnya.
BisnisGue.com — Sederhana. Transparan. Kompetitif.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu pembukuan sederhana untuk UMKM?
Pembukuan sederhana untuk UMKM adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan usaha, seperti pemasukan, pengeluaran, utang, piutang, dan stok barang.
2. Apakah UMKM wajib memiliki pembukuan?
Pelaku UMKM perlu melakukan pencatatan keuangan untuk mengetahui kondisi usaha dan memenuhi kewajiban administrasi yang berlaku. Bentuk pencatatannya dapat disesuaikan dengan skala dan ketentuan yang relevan.
3. Bagaimana cara membuat pembukuan usaha untuk pemula?
Mulailah dengan membuat buku kas masuk, buku kas keluar, pencatatan stok, serta catatan utang dan piutang. Gunakan buku tulis atau Google Sheets agar mudah diterapkan.
4. Apakah Google Sheets bisa digunakan untuk pembukuan UMKM?
Bisa. Google Sheets dapat digunakan untuk mencatat transaksi, menghitung total pemasukan dan pengeluaran, serta membuat rekap keuangan bulanan.
5. Berapa kali pembukuan harus diperbarui?
Idealnya setiap transaksi dicatat pada hari yang sama. Selanjutnya, lakukan pemeriksaan mingguan dan rekap bulanan untuk mengevaluasi kondisi keuangan usaha.
6. Apa perbedaan omzet dan keuntungan?
Omzet adalah total pendapatan dari penjualan sebelum dikurangi biaya. Keuntungan merupakan sisa pendapatan setelah dikurangi biaya-biaya usaha yang relevan.
Artikel ini bermanfaat?
